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直接通信的運用，最重要的是將那些較有把握的顧客制成一份名單，而且要的對象不實際，使該名單適時有效。推銷函即使寫得非常好，很有說服力和吸引力但若寄交也招攬不到生意。
所謂對象的實際與否，是指那些潛在顧客是否具惠顧的可能。因此在準備印制寄發這類函件之前，高爾夫VI設計的營銷經理首先要瀏覽一遍通信名單。
 

1.名單分類
    通信名單應依顧客的類型進行分類，諸如公司、政府機關、旅行社等這類名單還需進一步的分組安排。也就是說，高爾夫VI設計公司要將那些一年左右沒有上門的顧客另編成冊，而單獨列出一份活動性的顧客名單。通信推廣的主要目標幾乎完全著重于這份有效的名單。
2.通信名單制定的方式
制定通信名單最簡單的方式是利用原有的顧客登記薄加一張8mm×12mm的卡片。公司若能制作一份顧客歷史記錄表，也有實用價值。
顧客的姓名、現住址、郵政編碼、信箱號碼等的記載應絕對正確。地址相同而姓名略有差異，或者同一姓名見于兩處者，均應予以省略，不必重復記錄。由于記錄不清而將兩封信寄給同一個人，當然會影響函件的招攬效果。