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    如果顧客有意預訂酒店宴會，那么，酒店營銷人員便需問清楚宴會的日期、時間、名稱、性質以及聯絡人姓名、電話，并書面記錄下來。另外，顧客對菜單內容、飲料種類、赴宴人數、宴會預算、擺設方式、付款方式以及其他如花飾、活動酒吧、代支費等方面的要求，酒店營銷人員也應如實記錄。
 

    當然，在預約步驟中，酒店營銷人員應提供報價單給顧客，因為大部數顧客在簽訂合約前可能還會與其他酒店進行比價。無論如何，酒店營銷人員務必詳細記錄每次跟顧客洽談的結果，處將其存檔備查外，也需正確無誤地將資料內容轉達給其他相關人員。
    為方便起見，上述預約酒店宴會所需的資料都可囊括在宴會洽談表中。有了宴會洽談表，酒店營銷人員與顧客洽談時便可以馬上將所有資料填妥，并將顧客的要求圈選出，并且在將宴會通知單發給各單位時，所有宴會需求一目了然。