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我們談過的VI設計方案在提交酒店的審議之前，必須先與酒店相關負責人員溝通，以期獲得對方的支持，此外，還必須在充分了解決策層的論點與水準后，再呈示提案，此系不可忽視之作業。

有一VI設計公司中的設計團隊，系由本科學歷以上的專業人員組成，而且在設計方面具高度的創新能力。在其所提出的開發新市場的設計方案中，用于說明的展示板上盡是難解的圖表，與創新的風格設計。當然組織中的每一成員都能了解無誤，但是，聽取簡報說明的經理級人員，大半厭煩大眾型的風格，并且也沒有能力去搞懂那些既繁復又艱深的設計。

譬如說，設計者所擬定的皆是對酒店獨特設計的風格，由于提出的一方都有扎實的品牌基礎，一看VI風格的設計，即能會意酒店品牌形象的含義，但是那些酒店經理級的決策者，不是完全不懂所說的為何，當然無法了解，如此一來，他們又如何會贊同此一VI設計方案呢？

在說明的過程中，可能還會出現“咳，等一下，為什么這個VI圖表是這個含義？”等令人哭笑不得的問題，如此一來，策劃的說明即變成“VI設計圖標是……”的含義解答了。或許還會落得“像你們所說的內容，我們完全不懂”的理論，提案也只好擱置和保留。

換句話說，設計者若能事先評估審議人員的水準，則絕不會產生此尷尬的局面。只需在提出策劃前，善加思考，預備一份適于對方理解水準的說明即可。也就是說，以VI設計圖表說明時，盡量以簡單的詞語或圖取代。

有一設計人員，即對其酒店新VI的策劃作為了一番非常巧妙的說明。設計者在進入正式的說明之前，突然取出一些手制的模型，以及色彩繽紛的VI設計圖片。當然，僅利用模型或圖片說明并不完整，但是，此系將腦中所存的幻影變成具體的形象，以收視覺上的說明效果，助益頗大。先讓審議者事先有明確的概念，進而予以細節的說明時，對于設計方案中所摘錄的圖書、設計圖、字體等，都能迅速理解。有時，策劃人員亦會先提出別家酒店與我方合作設計的VI實物或照片，借以引起審議者這興趣，及至對方已確立某種程度的概念時，即可進入新VI的全面介紹。由于這種說明符合審議者的胃口與水準，因此不難引起共鳴。即可不全靠辨才之能，亦不需低姿態地祈求對方之首肯，其說明本身就具有動人心弦的力量。

如一般的廣告公司，多會為說明自己的新產品而特別準備一間富麗堂皇的展示室，以特有的道具說服委托廠商。利用強化視覺的效果來獲得對方的共鳴。這時，所利用的展示板與幻燈片，都必須考慮委托廠商之水準再制作其內容。