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（1）訂房表格
如果接受訂房，酒店營銷部的訂房人員應完成訂房表格，記錄所有關于顧客的細節和停留的時間及其他的要求與事項。
當從顧客那里獲得訂房的明確要求后，訂房人員應向其解釋保證訂房和非保證訂房兩者的分別。顧客選擇保證訂房后，訂房人員應告知其關于保證訂房的方法（如信用卡、預付或押金）。
在接受了顧客的訂房要求并記錄了預訂的細節后，訂房人員必須立即更新房間可使用圖表。這樣可保證房間使用記錄的準確性，且可避免超額訂房或遺漏訂房。
 

（2）酒店日志
在更新房間可用圖表之后，訂房人員必須將所有訂房細節輸入到酒店上。
由于酒店需要隨時更新顧客的最新資料，所以訂房人員需要注意所有的訂房細節，因為日志記錄了顧客下次到達的日期，這將有助于為即將到達本酒店的顧客做一些事前迎接準備，讓顧客感受到更體貼的服務。
酒店日志應包含下列內容：
1）顧客名字。
2）要求房間的類型。
3）停留的時間。
4）等級和價格。
5）如何預訂及何時預訂。
6）聯絡電話。
7）預約者來電。
8）注意事項。