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    酒店營銷人員在與顧客談妥承辦會議細節后，對內發布一份；類似公文的會議通知單，告知酒店各個部門在該會議中應負責執行的工作。
    酒店會議通知單的內容包括契約書中的主要資料，以及各部門所需要準備的物品和相關事項，如會議時間和相關事項、接洽人、特殊要求等。各部門接獲會議通知單后，必須按照通知單上的要求執行工作。
 

    顧客有時候會對會議細節稍作修改，如參加人數的增減等。為適應這種臨時變更，酒店營銷部門應該在會議舉辦前一周，再與顧客確認會議相關事項，將發生錯誤的可能性降至最低。
    在以電話或傳真的方式與顧客進行過確認后，如果沒有需要變更的事項，一切準備工作即可按照會議通知單所述進行；但若顧客對會議提出了任何變更，營銷部門就必須馬上以會議變更單通知各相關部門。
    會議變更單上須詳細寫明會議原案及修訂后的變更項目，以白紙黑字清楚地告知相關部門修改過的工作項目，這樣各部門即可依照變更內容調整工作，合力達成顧客的要求。
    另外，使用變更明確傳達會議信息，相關部門便不再允許有未接到通知的借口，所以有效避免了酒店各部門互相推諉責任的現象。