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在與客人洽談過程中，酒店營銷人員必須準備好足夠的資料供顧客參考，例如場地圖、餐飲標準收費表、容量表、租金一覽表、飲料價目表及器材租借表等。
（1）場地圖與客量表
     接受咨詢時，酒店營銷人員首先要讓顧客了解場地大小和形狀，即使顧客已親臨現場，營銷人員扔需準備場地圖，并為其解說。
 

     由于不同桌數與不同形態的宴會所需要的場地內型不盡相同，所以宴會廳往往設有許多隔間，以滿足顧客需求。例如，設50桌或10桌宴席的宴會，其適合舉辦宴會的空間大小就有很大差別。因此，酒店營銷人員應為顧客提供不同的宴會廳別，讓顧客針對自身需求進行選擇。至于中式宴席、自助餐、酒會、晚宴、舞會或會議等不同類型的宴會活動，酒店營銷人員也需根據赴宴人數來進行有針對性的營銷。
另外，酒店開會場地的擺設形態，也需根據赴宴人數決定。
還有，酒店開會場地的擺設形態，如U字形、教室形或戲院形的桌椅排列方式，也會影響宴會廳的賓客容量表中有詳細說明，方便顧客參考。
酒店營銷人員應事先準備好室友資料數據，如宴會廳室內高度、房間長寬及總面積等。這些資料不但能使顧客進一步了解整個宴會廳的情況，也有助于顧客構思場地的擺設。因此在洽談過程中營銷人員一定要充分提供一切與宴會廳相關資料給顧客。除傳達既定信息外，營銷人員也需要非常清楚資料的內容，以隨時解答顧客對舉辦宴會的各種疑問。