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酒店VI設計的營銷人員在與顧客簽訂合約并談妥設計細節后，對內應發布一份類似公文的設計通知單，告知各個部門在該酒店VI設計中應負責執行的工作。由于成功設計一家酒店作品需要許多部門的通力合作，所以如果一張“設計通知單’能夠清清楚楚地將所有工作事項列出來，對于順利設計將有很大幫助。
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酒店VI設計通知單的內容包括契約書中的主要資料，以及各部門所需準得的物品和相關事項，如預訂時間和相關事項、接洽人、桌數號、廳別、菜單、特殊要求等。各部門接到酒店VI設計通知單后，必須按照通知單上的要求執行工作。
酒店VI設計人員在與顧客談妥所有宴會細節之后，才開始對內發布酒店VI設計通知單，所以通知單上所傳達的信息大致上并無問題。但顧客有時候會對酒店VI設計細節稍作修改，如設計的增減、桌號的改變等。為適應這種臨時變更，營銷人員應該在設計好前一周，再與顧客確認設計相關事項，將發生錯誤的可能性降至最低。
設計變更上須詳細寫明原案及修訂后的變更項目，以白紙黑字清楚地告知相關部門修改過的工作項目。這樣各部門可依照變更內容調整工作，合力達成顧客的要求。
另外，使用變更單明確傳達設計信息，相關部門便不再允許有未接到通知的借口，所以可有效避免各部門互相推諉責任。

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