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    要開展正常的營銷工作，酒店營銷經理要為所在部門設計一套有利于記錄、管理的記錄營銷系統和資料系統，并確保其正常運行。從而，在人員辭職的情況下，各項業務也可追尋，而不受人員變動的影響。
有些酒店備有一種通用工作卡，它可以摘要記述已經處理的個別會議事務，一目了然，使酒店營銷人員無需查閱檔案。這種卡片的尺寸通常是3mm×8mm。
    卡片記事非常簡明，營銷人員只要看一下便可知道本年度某一特定時間可能有的有的業務、某一特定的營業額、某一特定地區的市場情形。
 

這些卡片上一般應注明以下資料：團隊機構的名稱，主管人員的姓名、地址及電話號碼，會議的規模及日期以及對于此次生意所作的推銷過程。這些方面的說明要力求簡潔。橫在卡片頂端的是月份的標記，表明該團隊舉行會議的月份。在月份標記上可以附一個彩色的小型金屬標簽，只要一看就可在全套卡片中抽出某一月份的卡片。