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酒店營銷部還可備一套檔案目錄卡，依文檔室的文檔名稱編目。酒店營銷人員只要一看卡片就可知道有沒有某一機構團隊的文檔資料。
用于個人推銷、宴會推銷以及會議推銷的最新且正確的郵寄名單是非常必要的。酒店應當定期檢查這些郵寄名單，使其具有時效性，因為過時的姓名、地址對于任何函件將無效果可言。
酒店營銷部門在營運中，最好備有房間用途登記薄，因為沒有這種登記薄就無法進行有效的計劃預訂。有些酒店擁有大量的多用途房間，例如商務會議房。如果沒有一本房間用途登記薄，酒店對這種生意就不可能做到有效的管理。
當然，酒店也可用活頁紙每天進行登記。具體方法為：列在紙業左邊的是各種可用于進餐、開會或其他任何用途的房間。依據這些房間的使用頻率，每一房間欄下應有六行空白，用以登記同一天的用途，如早餐、上午集會、午餐、下午集會、晚餐以及夜間用途。活頁紙上方橫行項目為：機關或個人姓名、用途的種類、時間、出席人數、價格、預訂人、設計人、負責人的地址及電話號碼、備注。臨時的登記可用鉛筆，業務已確定的事項則用墨水筆。
 

顧客記錄系統的實際運用在于追蹤營銷機會，使老顧客不致流失他處，如果有一段時間沒見某一位老顧客的面，無論是六個月、一年，甚至兩年，酒店就得寫一封信給這位老顧客。寄信給老顧客時若能附上貼足郵資的回卡，通常會有理想的結果，繼之而來的可能就是訂房。
顧客記錄除了有助于營銷推廣之外，還有許多優點，主要是在營銷緊迫時期可以參考顧客的信用，以及可用作接受訂房的參考。同時她還可以提供確切的警告，讓酒店知道那些顧客是不受歡迎的。